Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

E-Mail: kontakt@unbekanntundfreunde.de
Telefon: +49 731 378 60 909

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf ktchng.app, im ktchng-Workspace und auf developer.ktchng.app. Sie umfasst die Produktwebsite, Benutzerkonten, Kundenportale sowie die öffentliche API und deren Sandbox.

Für Kunden-, Kontakt-, Projekt-, Beschäftigten- und Rechnungsdaten, die ein Unternehmen in seinem Workspace verarbeitet, ist grundsätzlich dieses Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten diese Inhalte zur Bereitstellung von ktchng in dessen Auftrag. Grundlage einer Auftragsverarbeitung ist Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzhinweise des jeweiligen Unternehmens gelten ergänzend, insbesondere für dessen Kundenportal. Betroffenenanfragen zu solchen Inhalten richten Sie bitte vorrangig an dieses Unternehmen; wir unterstützen bei ihrer Bearbeitung.

2. Website, Hosting und Sicherheit

Beim Aufruf unserer Seiten und API werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, HTTP-Methode, Statuscode sowie Browser- und Geräteinformationen, soweit sie vom Browser übermittelt werden. Sie dienen der Auslieferung des Dienstes, der Authentifizierung, der Begrenzung missbräuchlicher Anfragen und der Fehleranalyse.

Das Hosting erfolgt bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Für die Namensauflösung verwenden wir Cloudflare als DNS-Anbieter. Die ktchng-Hauptdomain und die Developer-Subdomain sind als „DNS only“ konfiguriert; der reguläre Websiteverkehr wird darüber nicht durch einen Cloudflare-Proxy geleitet. Bei DNS-Anfragen können technische Angaben zum angefragten Domainnamen und zum anfragenden Resolver verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, zuverlässiger und gegen Missbrauch geschützter Betrieb. Soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung eines vereinbarten Dienstes erforderlich ist, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Informationen der Anbieter: Hetzner und Cloudflare.

3. Benutzerkonten und Anmeldung

Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, gewählten Tarif, Rollen und Berechtigungen sowie Anmelde- und Sitzungsinformationen. Bei einer Passwortanmeldung wird das Passwort als Hash gespeichert. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung werden die dafür erforderlichen Sicherheitsinformationen verarbeitet. Sitzungen können IP-Adresse und User-Agent enthalten.

Bestätigungs-, Einladungs- und Passwort-zurücksetzen-Links sowie Anmeldecodes dienen dem Nachweis der Zugangsberechtigung. Kundenportale und Developer-Zugänge verwenden E-Mail-basierte Anmeldeverfahren; der Developer-Zugang ist vom normalen Benutzerkonto getrennt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zugangsprüfung, Rollenverwaltung und Missbrauchsschutz beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ohne die erforderlichen Angaben können wir kein persönliches Konto bereitstellen.

4. Geschäftsdaten, Projekte und Kundenportale

Je nach genutzter Funktion umfasst die Verarbeitung Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Anschriften, Kommunikationsdaten, Leistungen, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen, Abos und Verträge. Hinzu kommen Dokumente und Anhänge sowie Projekte, Aufgaben, Kommentare, Verfügbarkeiten und Zeiteinträge. Diese Daten werden durch Workspace-Nutzer, berechtigte Integrationen oder einen veranlassten Import bereitgestellt.

Der Workspace-Owner steuert Zugriffe von Mitarbeitenden, Buchhaltung und Projektgästen. Ein Kundenportal stellt den dafür freigegebenen Rechnungsempfängern die zugeordneten Unterlagen und Vertragsinformationen bereit. Freigegebene Daten sind für diese Empfänger beziehungsweise die vom Unternehmen berechtigten Personen sichtbar.

Die Inhalte werden verarbeitet, um die beauftragten Funktionen bereitzustellen. Für die Rechtmäßigkeit der eingebrachten Inhalte, deren Weitergabe und die Information betroffener Personen ist das jeweils verantwortliche Unternehmen zuständig. Wir verwenden diese Inhalte nicht für eigene Werbeprofile.

Wenn ktchng ein Kundenlogo automatisch ermittelt, fragt der Server das öffentliche Favicon der hinterlegten Unternehmenswebsite beziehungsweise einer geschäftlichen E-Mail-Domain ab. Dabei wird die Domain verwendet; die vollständige E-Mail-Adresse wird nicht an die abgefragte Website übermittelt. Die Anfrage erfolgt vom Server aus. Private E-Mail-Anbieter werden für diese Ermittlung ausgeschlossen.

5. Developer-Portal, API und Sandbox

Für Developer-Konten verarbeiten wir E-Mail-Adresse, interne Konto-ID, Anmeldeinformationen, Workspace-Freigaben und Schlüssel-Metadaten. Dazu zählen Name, Umgebung, Berechtigungen, Gültigkeit und letzte Verwendung eines Schlüssels. API-Schlüssel und Sitzungstoken werden in der Datenbank als Hash gespeichert; ein neu erzeugter Schlüssel wird einmalig angezeigt.

Zur Diagnose werden bei authentifizierten API-Operationen Request-ID, Schlüsselzuordnung, Methode, Pfad, Statuscode, Laufzeit und Zeitpunkt protokolliert. Dieses Request-Protokoll enthält keine vollständigen Request-Bodies oder API-Schlüssel. Für sichere Wiederholungen werden bei Schreibzugriffen zusätzlich ein Request-Fingerabdruck und die Antwort gespeichert. Diese Idempotenz-Daten können fachliche Inhalte enthalten und sind von dem reduzierten Request-Protokoll zu unterscheiden.

Die Sandbox nutzt getrennte Datenbestände und erzeugte Beispieldaten. Es werden keine Produktivdaten automatisch hineinkopiert. Bitte verwenden Sie dort möglichst fiktive Daten. Ein Sandbox-Reset entfernt die zugehörigen Testdaten und Sandbox-Schlüssel. Rechnungsversand wird in der Sandbox simuliert.

Live-Zugriff erfordert eine ausdrückliche Workspace-Freigabe durch den Owner. Ein berechtigter API-Client kann im Umfang seiner Schlüsselrechte Daten abrufen und verändern; der jeweilige Entwickler beziehungsweise Betreiber der Integration ist ein möglicher zusätzlicher Empfänger. Schlüssel und Freigaben lassen sich widerrufen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Fehleranalyse und die Vermeidung doppelter Verarbeitung. Die Verantwortung für über die API verarbeitete Workspace-Inhalte richtet sich nach Abschnitt 1.

6. Cookies und Browserspeicher

ktchng verwendet Cookies und vergleichbare Speicherfunktionen für Anmeldung und Sicherheit sowie für ausdrücklich gewählte Darstellungs- und Navigationseinstellungen. Dazu gehören Sitzungs-Cookies, Local Storage für die Theme-Auswahl und gespeicherte Ansichten sowie Session Storage für Einladungen, Rücksprungziele und laufende Workspace-Verbindungen.

Soweit diese Zugriffe für einen ausdrücklich gewünschten Dienst erforderlich sind, erfolgt der Zugriff auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die nachfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Wir setzen auf den öffentlichen ktchng-Seiten keine eigenen Werbepixel oder Dienste zur nutzerübergreifenden Webanalyse ein. Schriften werden lokal ausgeliefert.

Lokale Einstellungen bleiben bis zur Änderung oder Löschung im Browser gespeichert; Session Storage endet grundsätzlich mit der Browser-Sitzung. Sie können Cookies und Website-Daten in Ihren Browsereinstellungen löschen. Dann können erneute Anmeldung und erneute Auswahl Ihrer Einstellungen erforderlich sein. Bei ausdrücklich genutzten Zahlungs- oder anderen Fremddiensten können zusätzliche Speichermechanismen dieser Anbieter hinzukommen; maßgeblich sind deren Hinweise.

7. Kontakt und E-Mail-Versand

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstiger geschäftlicher Kommunikation.

Für transaktionale E-Mails verwenden wir Postmark (AC PM LLC, USA). Übermittelt werden insbesondere Empfängeradresse, Absender, Betreff, Nachricht und gegebenenfalls Dokumentanhänge. Dies betrifft auch Konto-Bestätigungen, Anmeldelinks und Einladungen. Öffnungs- und Linktracking sind in der ktchng-Versandanbindung deaktiviert. Zustell-, Fehler- und Kommunikationsdaten können weiterhin beim Dienstleister anfallen.

Der Versand dient der Bereitstellung vereinbarter Funktionen und der Kommunikation mit Nutzern beziehungsweise den vom Workspace bestimmten Empfängern. Postmark wird hierfür als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Die Bedingungen zur Auftragsverarbeitung und zu internationalen Übermittlungen sind im Postmark-Datenschutzanhang beschrieben; weitere Informationen finden Sie bei Postmark EU Data Protection.

In der aktuellen Produktvorschau ist der zentrale Test-Mailmodus aktiv: von ktchng erzeugte E-Mails werden an ein internes Testpostfach umgeleitet. Die ursprünglich fachlich hinterlegten Empfängeradressen bleiben im Workspace gespeichert. Auf solche Testnachrichten haben die zur Prüfung berechtigten Personen Zugriff. Dieser Testmodus ist keine Freigabe zum Einstellen unnötiger personenbezogener Echtdaten.

8. Optionale Integrationen und Zahlungsdienste

Die folgenden Dienste sind von der jeweiligen Freischaltung, Konfiguration und Nutzung abhängig. Allein der Aufruf der Produktwebsite löst keine Rechnungsübertragung, Forderungsübergabe oder Zahlung aus. In Test- und Sandbox-Betriebsarten können dennoch Daten an die Testsysteme eines Anbieters übertragen werden; verwenden Sie dafür geeignete Testdaten.

Diese Anbieter können je nach Leistung als Auftragsverarbeiter oder für eigene gesetzliche Zwecke als eigenständige Verantwortliche tätig sein. Die einschlägigen Informationen des Anbieters und gegebenenfalls des Workspace-Unternehmens gelten ergänzend. Rechtsgrundlagen sind, soweit wir selbst verantwortlich handeln, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für angeforderte Leistungen, lit. c für gesetzliche Pflichten und lit. f für sichere Abwicklung und Nachweisführung. Eine Integration allein ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage für die Übermittlung von Daten Dritter.

9. Empfänger und internationale Übermittlungen

Daten können den zur Aufgabenerfüllung berechtigten Personen unseres Unternehmens, Hosting- und Kommunikationsdienstleistern sowie den von einem Workspace freigegebenen Nutzern, Empfängern und Integrationen zugänglich werden. Weitere Empfänger können Behörden, Gerichte oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater sein, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Insbesondere bei Postmark und abhängig von den gewählten Integrationen kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, etwa in den USA, stattfinden. Für internationale Übermittlungen sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich. Als Garantien kommen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss in Betracht. Der Postmark-Datenschutzanhang sieht entsprechende Übermittlungsregelungen vor. Informationen zu den im Einzelfall eingesetzten Garantien und deren Bezugsmöglichkeiten erhalten Sie über unseren Kontakt sowie in den verlinkten Anbieterinformationen.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Maßgeblich sind insbesondere die Laufzeit des Nutzungsverhältnisses, bestehende Freigaben, die Bearbeitung einer Anfrage, die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Wahrung oder Verteidigung von Ansprüchen. Geschäftsdaten im Workspace richten sich außerdem nach den Löschvorgaben des verantwortlichen Unternehmens. Eine Kontoschließung bedeutet daher nicht, dass aufbewahrungspflichtige Belege sofort gelöscht werden.

• Normale Benutzer- und Kundenportal-Sitzungen sind grundsätzlich bis zu sieben Tage gültig. Developer-Sitzungen sind zwölf Stunden gültig. Eine Sitzung kann vorzeitig beendet oder widerrufen werden.
• Developer-Anmeldelinks und Kundenportal-Anmeldecodes sind zehn Minuten gültig. Abgelaufene Developer-Anmeldelinks und -Sitzungen werden bei entsprechenden Folgeanfragen bereinigt; Portal-Code-Datensätze werden im vorgesehenen Bereinigungslauf nach zwei Tagen entfernt. Gültigkeitsdauer und technische Löschung sind zu unterscheiden.
• Die reduzierten Developer-Request-Protokolle werden im regulären Bereinigungslauf nach 30 Tagen entfernt. Idempotenz-Antworten bleiben zur Erkennung wiederholter Schreibzugriffe an den gespeicherten API-Schlüssel gebunden; sie können dessen Sperrung überdauern und entfallen mit der Löschung des Schlüssel-Datensatzes.
• Ausgestellte Belege, dazugehörige Nachweise und erforderliche steuerliche Unterlagen bleiben im Umfang einschlägiger handels- und steuerrechtlicher Pflichten erhalten. Das gilt auch für zugriffsbeschränkte Archive.
• Sicherheits- und Fehlerprotokolle sowie Sicherungskopien dienen Betrieb und Wiederherstellung. Ihre weitere Aufbewahrung richtet sich nach Fehleranalyse, Nachweis- und Wiederherstellungsbedarf. Produktive Datenlöschung und die Entfernung aus Sicherungen oder bereits zugestellten E-Mails sind unterschiedliche Vorgänge; eine Rücknahme bereits versendeter E-Mails ist nicht möglich.

Bei Fragen zu einem konkreten Datenbestand oder zu einer gewünschten Löschung kontaktieren Sie uns beziehungsweise das für den Workspace verantwortliche Unternehmen.

11. Ihre Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch: Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Bei Verarbeitung für Direktwerbung besteht das Widerspruchsrecht ohne Angabe besonderer Gründe.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Beispielsweise ist dies beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg möglich. Die Kontaktaufnahme mit uns ist keine Voraussetzung für eine Beschwerde.

Für Anfragen zu eigenen Verarbeitungen erreichen Sie uns unter kontakt@unbekanntundfreunde.de. Für Workspace-Inhalte beachten Sie bitte die Verantwortungszuordnung in Abschnitt 1. Wir treffen im Betrieb von ktchng keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.